Web会議サービスってどれがいいの？よくわからないから使ってみた
2017.09.28
ITトレンド
目次
テレビ会議とWeb会議って何が違うの？
よく混同しがちなので簡単に説明すると
テレビ会議
一つの部屋に多人数で集まる
テレビ会議専用機器を設ける
相手側も同じ専用機器が必要
Web会議
個別にPCからログインなどをして接続
自席から参加可能
PCやスマホから接続できる
といった違いがあります。
テレビ会議は多くの人が集まって会議するため、広範囲を映せるカメラと集音マイク、接続用機器とコストが掛かりますが、支社同士の大きな会議を同時に開くことができるなどの利点があります。
Web会議は一人から少人数が映ればいいのでそこまで高性能なカメラやマイクは要らず、今あるPCにソフトを入れれば使える点でお手軽ですが、最大接続人数が10名ほど。
このように用途によって変わってきますが、今回はいろんな「Web会議」サービスを実際に使ってみた感想とともに紹介していきます。
オーソドックスにSkype
すでに使ってる人も多いSkypeが王道。
最大10人まで通話可能で登録も簡単なため、多くの方に利用されています。
しかし、たまに通話の品質がよくなかったり、サーバーに繋がりにくくなったりしたりして障害もたまに出るので不満を抱えている人もいるのかもしれません。
そうした人は他のサービスに切り替えてみましょう。
最近流行の兆しが見えるChatWork
仕事上Skype以外の連絡方法と言えばChatWorkだったりします。
ChatWorkではビデオ会議のほかにも便利なタスク管理やチャットツールなどが盛り込まれており、Skypeよりも仕事に便利な機能が備わっています。
実際に導入しているクライアントも多い印象です。
使いやすさや安定感で言えばSkypeよりも上かと思います。
URLを伝えるだけで会議を開始できる「Bizmee」
ソフトをインストールすることなくURLを相手に送るだけで簡単にWeb会議が始められるのがこの「Bizmee」。
通話しながらテキストで打ち込んだ内容や手書きのホワイトボードを共有できるようになっています。
議事録を書きながらホワイトボードでいろいろ説明するのはまるで本当に会議室にいるような感じ。
動画に若干の遅延がありましたが、環境にもよるかと。
少しのコストをかけてもいいなら「Office 365」も視野に入る
実はOffice 365 Businessに加入している人なら、オンライン会議通話で様々なOfficeと連携ができ、WordやExcelなどをスムーズに共有できます。
通話に利用するのはすでに紹介したSkypeですが、Office 365 Businessプランを利用するとワンクリックでメモの共有などができるようになるので、便利といえば便利。
すでにOffice 365を利用している方も多いかと思いますが、Web会議を積極的に使うならOffice 365 Businessに変更してもよいかと思います。
ExcelやWordをきちんと共有しながら会議をしたいならこれ一択かな。
GoogleアカウントユーザーならGoogleハングアウトも利用できる
Androidスマホを使っていると最初から入っているGoogleハングアウト。
逆にそうでない人は名前も聞いたことがないかもしれません。
スマホやPCからGoogleにログインすれば、すぐに通話やチャットが使えます。
これといった特徴もないのですが、Googleアカウントにバックアップや同期をして電話帳のデータを入れていれば、ハングアウトから比較的安い料金で電話もかけられます。
非常用に使えそう…という感想だけ。
Web会議を円滑にすすめるにはGoogleドキュメントで共有しながら行なうと便利かも
Office 365の用にきちんと資料の共有をできるサービスはなかなかありませんでした。
でもビジネスの会議であれば、データやプレゼンシートなどを見ながら話し合いをしたいですよね。
その場合は「Googleドキュメント」を使ってみてはいかがでしょうか。
普通にExcelやWordのように資料を作成することが可能なのですが、共有機能で他人の編集を可能にしておけば、編集箇所がリアルタイムに更新されて、多人数で同時に入力してもすべて反映されます。
例えば作成した資料を共有しながら会議を行ない。適宜赤字で修正。
修正箇所には日時や記入者の名前が残るので、後で言った言わないのトラブルが減ります。
同時に議事録を作成して、全ユーザーが承認すれば会議後のデータ共有もスムーズ。
スマホやタブレットでも閲覧が可能です。
Web会議サービス自体に資料共有ができるようになっているものは少ないのですが、このようにGoogleドキュメントと組み合わせることで擬似的に実現可能です。
どのWeb会議を利用してみるかともに、部内の資料共有のあり方の参考にしてみてください。
